Unternehmen, die sich bisher noch nicht mit dem Thema Home-Office oder Remote Work auseinandergesetzt haben, werden es in Anbetracht der aktuellen Coronaviruskrise schwer haben, aktuell geeignete Berater zu finden.
Wir haben unsere Kanzlei seit Anfang an auf Home-Office und Remote Work Möglichkeiten ausgerichtet, aktuell erreichen uns daher vermehrt Anfragen von Mandanten, wie wir das machen.
Daher hier ein paar Tipps, wie man als Unternehmen noch schnell Home-Office tauglich werden kann.
1. Internet, Internet, Internet
Sie können alle Ihre Remote Work Pläne in die Tonne werfen, wenn das Internet streikt. Sofern Ihr Unternehmen noch nicht komplett in die Cloud gezogen ist, muss ihr Standort mit dem Internet verbunden sein und bleiben. Sie brauchen Redundanzen!
Wenn ihr DSL oder Kabelanschluss wegbricht, kann über mobile Hotspots oder UMTS-Sticks die Verbindung aufrechterhalten werden. Die Sticks gibt es zusammen mit den notwendigen SIM-Karten in den Online-Shops der Mobilfunk-Provider. Wenn Sie auf Prepaid-Modelle setzen, entstehen Ihnen erstmal keine laufenden Kosten.
2. Die richtige Hardware
Idealerweise haben Ihre Mitarbeiter Laptops, die sich von selbst mit ihrem Firmennetzwerk verbinden und es erlauben von jedem Ort der Welt zu arbeiten. Idealerweise.
Realistisch haben Ihre Mitarbeiter stationäre PCs oder vielleicht Laptops, die sie aber nicht einfach von außerhalb mit ihrem Netzwerk verbinden können.
Eine einfache und schnelle Lösung kann hier folgendes sein:
Die Rechner bleiben in der Firma und zwar angeschaltet. Der Mitarbeiter verbindet sich z.B. mit TeamViewer von seinem privaten Tablet oder PC auf den Firmen-PC. Das Ganze ist datenschutzrechtlich in Ordnung, wie wir hier dargelegt haben. Dort haben wir auch beschrieben, wie Ihre Mitarbeiter Ihre privaten Geräte für Home-Office Zwecke nutzen können.
3. Bereiten Sie jetzt Ihre Mitarbeiter vor und unterstützen Sie sie dabei
Wenn Ihre Mitarbeiter ins Home-Office gehen, helfen diese Ihnen den Betrieb aufrechtzuerhalten. Die wenigsten Mitarbeiter werden ein ausgerüstetes Büro haben. Überlegen Sie, inwieweit Schreibtische, Bürostühle oder Monitore mit nach Hause genommen werden können. Der Rücken Ihrer Mitarbeiter wird es Ihnen danken, so stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter nicht in wenigen Tagen wegen Rückenschmerzen ausfallen.
Das ist dabei nicht nur einfach so gesagt, sondern entspricht auch Ihren Pflichten als Arbeitgeber. Die Vorschriften zum Arbeitsschutz gelten auch im Home-Office, d.h. Sie müssen als Arbeitgeber dafür sorgen, dass Ihr Mitarbeiter dort sicher und ohne Gesundheitsgefährdung arbeiten kann.
Im Übrigen: Zuschüsse für Mitarbeiter zum Internetanschluss sind abgaben- und lohnsteuerfrei.
4. Überlegen Sie, wie Sie mit Mitarbeitern kommunizieren und koordinieren
Die Koordination von Teams, bei denen alle Mitglieder im Home-Office sind, verlangt sowohl den Führungskräften als auch den Teams einiges ab.
Aktuell haben einige Hersteller ihre Tools für kleine Teams kostenlos zur Verfügung gestellt. Der Anbieter Atlassian bietet z.B. seine Cloud-Lösungen wie die Ticketverwaltung JIRA oder die Projektmanagementlösung Trello für kleine Teams bis zu 10 Personen kostenlos an.
Auch Microsoft bietet seine Kommunikations- und Chatlösung Teams aktuell kostenlos an. Gleiches gilt für die Kommunikationslösung von Slack gibt es in einer kostenfreien Version.
Was Sie beim Einsatz dieser Tools beachten müssen, habe wir hier beschrieben. Wie dort beschrieben sollten Sie keine Tools einsetzen, die nicht für Geschäftskunden gedacht sind. Eine Chat-Lösung wie Discord einzusetzen, mag verlockend sein, ist aber datenschutzrechtlich unzulässig.
5. Der Betriebsrat muss zustimmen
Home-Office ist mitbestimmungspflichtig. Da der Betriebsrat nicht seine Sitzungen nicht online vornehmen kann, sollte diese Zustimmung nicht auf die lange Bank geschoben werden.
6. Klare vertragliche Regelungen
Der Einsatz von Home-Office, ist arbeits- und datenschutzrechtlich ein Minenfeld und erfordert von Arbeitgebern und Arbeitnehmern das Einhalten klarer Regelungen. Diese lassen sich am besten vertraglich als Ergänzung zum Arbeitsvertrag festlegen. Darin sollten insbesondere Punkte zur
- Arbeitszeit
- Arbeitsschutz
- Datenschutz
- Schutz der Vertraulichkeit
- Haftung- und Kostentragung
- Kontrollrechte des Arbeitgebers
geregelt werden